İnşaat projelerinde satın alma; ihtiyacın belirlenmesi, satın alma paketlerinin oluşturulması, tedarikçi araştırması, teklif toplama ve karşılaştırma, pazarlık ve sözleşme, sipariş, üretim ve sevkiyat takibi ile şantiyede teslim kabul adımlarından oluşur. Her adım bir öncekinin çıktısına dayanır ve tümü iş programına bağlı yürür.
1. İhtiyacın belirlenmesi
Metraj, teknik şartname ve iş programı birlikte okunur: ne, ne kadar, hangi özellikte ve ne zaman gerekiyor. Bu aşamadaki belirsizlik, sonraki bütün adımlarda yanlış teklif ve geç sipariş olarak geri döner.
2. Satın alma paketlerinin oluşturulması
Dağınık kalemler; aynı tedarikçi grubundan alınabilecek, aynı zamanda gereken ve birlikte değerlendirilmesi anlamlı olan paketlere ayrılır. Her paketin bir hedef termini ve bir bütçesi olur.
3. Tedarikçi araştırması ve ön yeterlilik
Her paket için üretici, distribütör ve yerel tedarikçiler araştırılır. Kapasite, teslim süresi, referans ve ticari güvenilirliğe bakılarak teklif istenecek kısa liste çıkarılır.
4. Teklif toplama ve karşılaştırma
Tüm tedarikçilere aynı kalem listesi ve aynı şartlarla (teslim yeri, vade, nakliye, KDV) teklif talebi gönderilir. Gelen teklifler aynı tabana indirilip kalem kalem karşılaştırılır; eksik kalemli ya da farklı şartlı teklifler ayrıca işaretlenir.
5. Pazarlık ve sözleşme
Kısa listedeki tedarikçilerle fiyat, ödeme vadesi ve termin üzerinden pazarlık yapılır. Seçilen teklif; teslim programı, kabul şartları, gecikme ve kalite hükümleriyle sipariş ya da sözleşmeye bağlanır.
6. Sipariş, üretim ve sevkiyat takibi
Sipariş verildikten sonra iş bitmez: üretim ve sevkiyat izlenir, termin sapmaları imalat başlamadan önce fark edilip şantiyeye bildirilir.
7. Teslim kabul ve kapanış
Şantiyeye gelen malzeme miktar ve kalite açısından kontrol edilir, eksik ve hatalı kalemler kapanana kadar takip edilir. Teklifler, sözleşmeler ve teslim kayıtları arşivlenir.
Sık sorulan sorular
İnşaatta satın alma ne zaman başlamalı?
Uzun termin gerektiren kalemler (asansör, özel üretim cephe, mekanik ekipman gibi) için tasarım ve bütçe aşamasında; diğer kalemler için ilgili imalatın başlama tarihinden geriye doğru, üretim ve sevkiyat süresi hesaba katılarak.
Satın alma sürecinde en sık yapılan hata nedir?
Teklifleri farklı şartlarla toplamak. Biri nakliye dahil, biri hariç; biri peşin, biri vadeli fiyat verdiğinde teklifler gerçekte karşılaştırılamaz.