Teklifleri doğru karşılaştırmak için önce herkesten aynı kalem listesi ve aynı şartlarla teklif istenir; ardından teklifler kalem başına birim fiyat, KDV hariç ve dahil toplam, ödeme vadesi, nakliye ve teslim süresiyle tek bir mukayese tablosunda yan yana konur. En düşük toplam her zaman en uygun teklif değildir.
Önce aynı şartlarla teklif isteyin
Karşılaştırma teklif geldikten sonra değil, teklif istenirken başlar. Teklif talebinde şunlar herkes için aynı olmalı:
- Kalem listesi, miktarlar ve teknik özellikler (marka/model ya da eşdeğeri).
- Teslim yeri ve nakliyenin fiyata dahil olup olmadığı.
- Ödeme şekli ve vadesi.
- Para birimi ve KDV'nin nasıl gösterileceği.
- İstenen teslim tarihi ve teklifin geçerlilik süresi.
Mukayese tablosunda neler olmalı?
Satırlarda kalemler, sütunlarda tedarikçiler yer alır. Her tedarikçi için birim fiyat ve tutar ayrı yazılır; tablonun altında KDV hariç toplam, KDV tutarı ve KDV dahil toplam bulunur. Ardından vade, nakliye, teslim süresi ve teklif geçerliliği satırları eklenir.
Farklı para birimindeki teklifler aynı tabloda toplanmamalı ya da çevrilen kur ve tarihi açıkça yazılmalıdır.
Eksik ve farklı teklifleri işaretleyin
Bir tedarikçi bazı kalemlere fiyat vermemişse toplamı düşük görünür. Bu yüzden eksik kalemler tabloda boş bırakılmaz, ayrıca işaretlenir. Eşdeğer ürün öneren teklifler de teknik uygunluk açısından ayrıca değerlendirilir.
En ucuz teklif her zaman en uygun teklif değildir
Vade farkı, nakliye, teslim süresi ve tedarikçinin geçmiş performansı toplam maliyeti değiştirir. Geç gelen ucuz malzeme, şantiyede bekleyen ekip ve kayan iş programı nedeniyle pahalıya mal olabilir. Karar, fiyatla birlikte bu kriterlerin hepsine bakılarak verilmelidir.
Sık sorulan sorular
Kaç tedarikçiden teklif alınmalı?
Kalemin büyüklüğüne ve pazara göre değişir; amaç gerçek bir rekabet oluşturacak kadar, ama karşılaştırması yönetilebilecek sayıda tedarikçidir. Kısa liste ön yeterlilikle belirlenir.
Teklif karşılaştırmasında KDV dahil mi hariç mi bakılmalı?
İkisi de gösterilmelidir. Kalemlerin KDV oranları farklı olabileceğinden hem KDV hariç hem KDV dahil toplam ayrı satırlarda yer almalıdır.